KENDARI – Universitas Muhammadiyah Kendari, khususnya melalui Unit Dokumentasi, menggelar seminar nasional bertajuk “Dokumentasi Digital dan Preservasi Arsip Institusional di Era Transformasi Pendidikan” pada Senin, 7 April 2026. Acara yang diselenggarakan di Aula Utama Kampus Universitas Muhammadiyah Kendari ini menghadirkan puluhan peserta dari berbagai institusi pendidikan, lembaga pemerintah, dan organisasi nirlaba di seluruh kawasan Sulawesi Tenggara.
Seminar nasional ini merupakan inisiatif strategis Unit Dokumentasi Universitas Muhammadiyah Kendari dalam meningkatkan kesadaran pentingnya dokumentasi digital sebagai fondasi manajemen pengetahuan modern. Dengan menghadirkan para ahli dan praktisi berpengalaman, acara ini bertujuan menyediakan wawasan mendalam tentang tren terkini dalam pengelolaan arsip digital, standar internasional dokumentasi, dan implementasi teknologi informasi dalam sistem kearsipan.
Latar Belakang dan Urgensi Acara
Penyelenggaraan seminar nasional ini tidak terlepas dari meningkatnya kebutuhan akan sistem dokumentasi yang efisien dan modern di institusi-institusi Indonesia. Seiring dengan perkembangan teknologi digital dan transformasi pendidikan di masa pandemi, banyak institusi menghadapi tantangan dalam mengelola arsip fisik dan digital secara bersamaan.
Unit Dokumentasi Universitas Muhammadiyah Kendari, yang telah berdiri sejak didirikannya institusi ini, menyadari pentingnya adaptasi terhadap perubahan zaman. Sebagai lembaga yang bertanggung jawab menyimpan dan mengelola seluruh dokumen institusional, unit ini melihat perlunya pembaruan sistem dan pengetahuan staf dalam menghadapi era dokumentasi digital.
“Kami melihat bahwa banyak institusi pendidikan di Indonesia, terutama yang berada di daerah, masih menggunakan sistem kearsipan konvensional. Padahal, teknologi digital menawarkan efisiensi, keamanan, dan aksesibilitas yang jauh lebih baik. Seminar ini adalah respons nyata kami terhadap kebutuhan tersebut,” jelas Dr. Hartono, S.S., M.Hum., Kepala Unit Dokumentasi Universitas Muhammadiyah Kendari dalam sambutan pembukaannya.
Rangkaian Acara dan Pembicara Utama
Seminar nasional yang berlangsung selama satu hari penuh ini menampilkan berbagai sesi diskusi dan presentasi ilmiah. Acara dimulai pukul 08.00 WITA dengan pembukaan resmi oleh Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari, Prof. Dr. Ir. Bambang Sutrisno, M.T., yang menekankan komitmen universitas terhadap transformasi digital.
Salah satu pembicara utama dalam seminar ini adalah Dr. Siti Nurhaliza, M.I.Kom., seorang ahli kearsipan digital dari Universitas Indonesia. Dr. Siti mempresentasikan materi berjudul “Strategi Implementasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik pada Institusi Pendidikan Tinggi.” Dalam presentasinya, beliau memaparkan pengalaman Universitas Indonesia dalam mengmigrasi lebih dari satu juta dokumen fisik ke format digital.
“Transformasi digital bukan hanya tentang teknologi, tetapi juga tentang perubahan mindset dan budaya kerja. Staf dokumentasi harus dilatih secara berkelanjutan, dan institusi harus siap berinvestasi dalam infrastruktur IT yang kuat,” ungkap Dr. Siti Nurhaliza dalam sesi presentasinya yang mendapat respons antusias dari peserta.
Pembicara lainnya adalah Ir. Budi Santoso, M.B.A., dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi. Beliau membahas kebijakan dan regulasi terkini mengenai dokumentasi digital di perguruan tinggi. Pada kesempatan tersebut, Ir. Budi menyampaikan bahwa pemerintah saat ini sedang mengembangkan standar nasional untuk pengelolaan arsip digital di seluruh institusi pendidikan tinggi.
“Standar nasional ini akan memastikan bahwa dokumentasi digital di setiap universitas dapat berinteroperabilitas dengan sistem pusat. Kami harapkan semua perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta, dapat mengadopsi standar ini dalam waktu dua tahun ke depan,” jelas Ir. Budi Santoso.
Peserta seminar juga mendapatkan kesempatan untuk mendengarkan pemaparan dari praktisi lokal. Muhammad Rizki, S.I.P., Kepala Bagian Dokumentasi Pemerintah Provinsi Sulawesi Tenggara, berbagi pengalaman tentang digitalisasi arsip pemerintah daerah. Beliau menceritakan tantangan dan solusi yang diterapkan dalam membangun sistem dokumentasi digital yang dapat diakses oleh publik.
“Di tingkat pemerintah daerah, kami menghadapi tantangan unik, mulai dari keterbatasan anggaran hingga infrastruktur IT yang belum optimal di beberapa daerah. Namun, dengan dedikasi dan kerjasama antarinstitusi, kami berhasil membangun sistem yang tidak hanya efisien tetapi juga transparan,” tutur Muhammad Rizki dengan bangga.
Sesi Workshop dan Demonstrasi Praktis
Selain sesi presentasi, seminar nasional ini juga menyediakan sesi workshop interaktif yang memungkinkan peserta untuk langsung mempraktikkan pengetahuan yang telah diperoleh. Workshop ini difasilitasi oleh para ahli dari Software House terkemuka yang berspesialisasi dalam manajemen dokumentasi digital.
Dalam workshop pertama, berjudul “Digitalisasi Dokumen: Teknik dan Best Practice,” peserta diajari teknik scanning dokumen berkualitas tinggi, strategi naming convention yang efektif, dan cara mengorganisir file digital agar mudah ditelusuri. Demonstrasi menggunakan perangkat scanning berkecepatan tinggi dan software management dokumen terbaru.
Workshop kedua, “Keamanan Data dan Preservation Jangka Panjang,” memberikan pemahaman mendalam tentang bagaimana melindungi dokumen digital dari risiko kerusakan, kehilangan data, dan akses tidak sah. Para peserta dikenalkan dengan konsep backup system, enkripsi data, dan strategi disaster recovery.
“Keamanan dokumen digital adalah prioritas utama. Kami tidak bisa hanya mendigitalkan begitu saja tanpa mempertimbangkan risiko keamanan. Sistem dokumentasi yang baik harus memiliki multiple layers of protection,” jelas instruktur workshop, Rendra Wijaya, B.T., seorang ahli cybersecurity yang berpengalaman lebih dari 15 tahun di bidangnya.
Partisipasi Peserta dan Respons Positif
Seminar nasional ini berhasil menghadirkan lebih dari 300 peserta, melampaui target awal yang ditetapkan. Peserta berasal dari berbagai latar belakang, termasuk staf dokumentasi dan kearsipan dari 25 perguruan tinggi, petugas dokumentasi dari 10 lembaga pemerintah daerah, serta profesional dari sektor swasta yang terkait dengan manajemen dokumen.
Kehadiran peserta dari berbagai institusi mencerminkan tingginya kesadaran akan pentingnya topik ini. Beberapa peserta bahkan mengambil cuti khusus untuk menghadiri seminar, menunjukkan komitmen mereka terhadap pengembangan profesional di bidang kearsipan digital.
Siti Rahmawati, S.S., staf dokumentasi dari Universitas Haluoleo Kendari, menyatakan kepuasannya terhadap penyelenggaraan seminar. “Ini adalah forum yang sangat bermanfaat. Kami mendapatkan wawasan baru tentang best practice dalam dokumentasi digital. Saya akan membawa semua pengetahuan ini dan menerapkannya di universitas kami,” ujar Siti dengan antusias seusai mengikuti sesi workshop.
Penilaian serupa juga disampaikan oleh Hartoyo, S.Pd., kepala dokumentasi dari Dinas Pendidikan Provinsi Sulawesi Tenggara. “Pertukaran pengalaman dan networking yang terjadi di seminar ini sangat berharga. Kami jadi memahami bahwa tantangan yang kami hadapi juga dialami oleh institusi lain, dan ada banyak solusi yang dapat kami pelajari bersama,” tambahnya.
Pernyataan Resmi Pihak Universitas
Rektor Universitas Muhammadiyah Kendari, Prof. Dr. Ir. Bambang Sutrisno, M.T., memberikan pernyataan resmi mengenai pentingnya penyelenggaraan seminar ini bagi universitas dan komunitas akademik yang lebih luas.
“Universitas Muhammadiyah Kendari berkomitmen untuk menjadi pelopor dalam transformasi digital, khususnya dalam bidang dokumentasi dan kearsipan. Seminar nasional ini adalah wujud nyata dari komitmen tersebut. Kami percaya bahwa dengan sistem dokumentasi yang modern dan efisien, institusi pendidikan dapat meningkatkan kualitas layanan dan transparansi operasionalnya,” ujar Prof. Bambang Sutrisno.
Beliau juga mengumumkan bahwa Universitas Muhammadiyah Kendari akan terus menyelenggarakan seminar sejenis secara berkala, bahkan merencanakan untuk menjadikannya acara tahunan yang melibatkan stakeholder yang lebih luas.
“Rencana kami ke depan adalah membentuk konsorsium perguruan tinggi untuk saling berbagi pengalaman dan best practice dalam dokumentasi digital. Universitas Muhammadiyah Kendari akan menjadi koordinator dari konsorsium ini,” jelas Prof. Bambang Sutrisno dalam kesempatan tersebut.
Dampak dan Harapan ke Depan
Penyelenggaraan seminar nasional ini diharapkan dapat memiliki dampak jangka panjang bagi ekosistem kearsipan digital di Indonesia, khususnya di kawasan Sulawesi Tenggara. Beberapa dampak yang telah teridentifikasi antara lain peningkatan kesadaran akan pentingnya dokumentasi digital, peningkatan kompetensi staf kearsipan, dan adopsi teknologi yang lebih cepat di institusi-institusi pendidikan.
Panitia seminar juga berencana untuk menerbitkan proceeding seminar berisi ringkasan presentasi dan rekomendasi praktis yang dapat dijadikan panduan bagi institusi yang ingin melakukan transformasi dokumentasi digital. Proceeding ini akan didistribusikan gratis kepada seluruh peserta dan institusi-institusi terkait.
Dr. Hartono, Kepala Unit Dokumentasi, menambahkan bahwa seminar ini juga menjadi momentum bagi Unit Dokumentasi Universitas Muhammadiyah Kendari untuk mempercepat proyek digitalisasi arsip institusionalnya. “Dalam 12 bulan ke depan, kami menargetkan digitalisasi 50 persen dari seluruh arsip fisik yang ada. Target jangka panjang kami adalah mencapai 100 persen digitalisasi dalam tiga tahun,” paparnya.
Penutup
Seminar nasional “Dokumentasi Digital dan Preservasi Arsip Institusional di Era Transformasi Pendidikan” yang diselenggarakan oleh Unit Dokumentasi Universitas Muhammadiyah Kendari pada 7 April 2026 telah melampaui ekspektasi penyelenggaranya. Acara ini tidak hanya memberikan pengetahuan dan keterampilan praktis kepada para peserta, tetapi juga membuka peluang kolaborasi dan kerjasama antarinstitusi dalam menghadapi tantangan dokumentasi digital.
Dengan meningkatnya kesadaran akan pentingnya sistem dokumentasi digital yang modern, diharapkan institusi-institusi pendidikan dan organisasi lainnya akan segera melakukan transformasi dalam mengelola arsip mereka. Universitas Muhammadiyah Kendari, melalui Unit Dokumentasinya, telah menunjukkan peran aktifnya sebagai lembaga pendidikan yang responsif terhadap perkembangan zaman dan kebutuhan masyarakat.
Momentum ini semoga dapat terus dipertahankan dan dikembangkan, sehingga Indonesia dapat memiliki sistem dokumentasi digital yang komprehensif, aman, dan mudah diakses bagi semua pemangku kepentingan. Sebagaimana dinyatakan oleh para pembicara dalam seminar, transformasi digital dalam dokumentasi adalah investasi jangka panjang yang akan memberikan manfaat berkelanjutan bagi generasi mendatang.
—
Artikel ini disusun berdasarkan liputan langsung dari acara Seminar Nasional Dokumentasi Digital dan Preservasi Arsip Institusional yang diselenggarakan Universitas Muhammadiyah Kendari pada 7 April 2026.
